Ştefan Ecxarcu, manager general Global Archive Management: Datele, cel mai de preţ activ al companiilor

Ştefan Ecxarcu, manager general Global Archive Management: Datele, cel mai de preţ activ al companiilor

Stefan Ecxarcu (1)onlineŞtefan Ecxarcu este un tânăr care a decis să lase o carieră promiţătoare în IT pentru ceea ce părea la început o muncă de rutină, în domeniul arhivării. A preluat conducerea Global Archive Management şi şi-a asumat obiective îndrăzneţe. Iar rezultatele nu întârzie să apară, motiv pentru care acţionarii olandezi au decis să-i aprobe şi să-i finanţeze planurile ambiţioase de dezvoltare.

De ce aţi ales domeniul acesta? Ce aduce în plus faţă de IT-ul căreia i-aţi dedicat primii ani ai carierei?
Am lucrat aproape zece ani în IT, un domeniu care mi s-a părut interesant. Am ajuns acolo printr-o conjunctură, pentru că primul job din facultate a fost în IT. Apoi a apărut această oportunitate – să preiau conducerea companiei Global Archive Management – şi am acceptat. Mi-am propus să dezvolt compania şi piaţa serviciilor de arhivare. Îmi plac provocările în general. A fost ceva plăcut, am învăţat ceva nou, am schimb modul în care vedeam lucrurile. Acum am ajuns să cunosc destul de bine domeniul şi îl consider fascinant! La început, mi se părea mai puţin provocator iar lucrurile păreau destul de simple. Ele sunt mult mai complexe decât par la suprafaţă, cu atât mai mult cu cât arhivarea, în general, nu primeşte o importanţă foarte mare în piaţă, în ochii oamenilor, chiar în ochii managerilor. Arhivarea este acolo pentru că trebuie! Arhiva este undeva într-o cameră uitată de lume, în pod sau la subsol. Documentele sunt foarte importante. În ultima perioadă, Arhivele Naţionale au început să promoveze importanţa prelucrării şi păstrării arhivei aşa cum este necesar. Sunt multe lipsuri pe care companiile, şi noi, ca ţară, le avem pentru că nu ne-am păstrat arhiva în condiţii bune. Cel mai des întâlnite situaţii sunt la persoanele mai în vârstă care se luptă cu Casa de Pensii, de exemplu. pentru că le lipsesc doi-trei ani la vechime. Şi e trist şi tragic pentru că este vorba despre viaţa unor oameni.
Ce obiective v-aţi propus ca manager general al Să începem cu partea de investiţie!
De când am preluat conducerea companiei, obiectivul a fost să creştem şi să creştem, de la an la an, pentru că există foarte multe oportunităţi în piaţă. Trebuie doar să fim acolo şi să ştim să le fructificăm. Eu, venind dintr-o piaţă foarte competitivă, cea de IT, pot spune că aici este un pic mai lejer. Sunt câţiva concurenţi serioşi, pe care îi pot număra pe degetele de la o mână. Nu exită nici atât de multe activităţi de promovare. Totul a mers din inerţie până acum. Acest domeniu de activitate are o creştere organică prin simplul fapt că orice companie generează din ce în ce mai multe documente. Vrea-nu-vrea, tot produce mai mult pentru că altfel moare! Plecând de la acest aspect, majoritatea competitorilor nu au investit în atragerea de clienţi pentru că aceştia veneau oricum. Nu era o creştere foarte mare, dar în piaţă exista o creştere. Ceea ce eu mi-am asumat a fost să creştem mult peste piaţă. Vreau să obţinem o creştere de două ori mai mare decât creşterea pieţei, în fiecare an.

Să trecem în revistă câteva cifre despre piaţa în care activaţi…
Valoarea acestei pieţe în momentul de faţă este de aproximativ 20 de milioane de euro.Ea a crescut anul trecut cu aproximativ 14%. Noi vrem să creştem în fiecare an de două ori mai rapid decât piaţa. Ne-am propus să ne afirmăm din anumite considerente. Principalul este partea de securitate pe care vrem să o oferim. În momentul de faţă, suntem a doua companie din ţară ca volum al arhivei deţinute şi gestionate în depozite. Ritmul de creştere va fi de cel puţin 20-25%, doar din creşterea volumului arhivei. Dezvoltăm şi alte servicii ca să ajutăm la creşterea cifrei de afaceri.
Anul trecut cifra noastră de afaceri a fost de 1.050.000 euro iar pentru 2016 estimez că o să ajungă la 1.400.000 euro. Rata profitului EBIDA este de puţin peste 20% iar obiectivul meu de mandat este să cresc spre 30%. Avem 65 de angajaţi acum, dar ne dezvoltăm de la o zi la alta. Un lucru care a fost impresionant pentru mine la început a fost momentul în care am văzut volumul de arhivă. Noi avem acum 220 de kilometri de arhivă depozitaţi. Ajungem până la mare dacă punem rafturile unul după altul! Aproape cât o autostradă! Eu, prima dată, când am venit din IT şi am intrat în depozit şi am văzut că nu se mai termină şi că sunt cutii după cutii, mi s-a părut impresionant! Avem 2,5 milioane de bibliorafturi, care înşirate ar fi extraodinar de mult.
În momentul de faţă, avem trei depozite. Acestea variază şi ca volum, şi ca suprafaţă Unul are o suprafaţă de aproximativ 2.700 de metri pătraţi, altul are 3.000 de metri pătraţi. Un altul are doar 1.800 de metri pătraţi, însă, acesta reprezintă raportul optim între banii investiţi şi viteza cu care el se umple. Depozitul trebuie construit de la început. Nu avem cum să îl facem bucată cu bucată. Trebuie dotat şi utilat. Cea mai mare parte a investiţiei are loc la început. Dacă ţinem un depozit construit pe care estimăm că o să îl umplem în patru-cinci ani, nu este o investiţie eficientă. Aşa că am ajuns la acest optim şi, la un an şi jumătate, să construim câte unul, este timp suficient.
Una dintre provocări a fost să obţin şi susţinerea acţionarilor, aşa încât aceştia să îşi dorească să se dezvolte mai mult şi să aibă încredere. Acţionarii ştiu că nu se pot recupera banii într-un timp foarte scurt pentru că acest lucru nu se poate. Dar, totuşi, au fost dispuşi să vină cu bani, iarăşi şi iarăşi. Ultimul depozit pe care l-am constituit anul acesta o să fie plin la începutul anului viitor. Din acest motiv am demarat, deja, construcţia următorului depozit. Totul este pregătit şi sper ca, în două, maxim patru săptămâni, să începem, efectiv, lucrările. Acum, suntem la partea de obţinere a autorizăţilor de construcţie care, evident, durează. Mă aştept să avem o creştere de un depozit la un an şi jumătate. Vom merge pe acelaşi proiect de 1.800 de metri pătraţi. Noi calculăm foarte mult în volum şi costul pe metru cub util este foarte bun la acesta, plus că ne oferă şi posibilitatea să nu investim extraordinar de mult de la bun început. 1.500.000 reprezintă totuşi o sumă considerabilă!


Cum este ritmul de recuperare a unei astfel de investiţii?
Recuperarea investiţiei durează, arhivarea nefiind un serviciu care să aducă o valoare adăugată atât de mare clientului, pentru că el nu câştigă mai mulţi bani ţinând arhiva la noi, nu o să i se majoreze nici cota de piaţă, nu o să aibă un turnover mai mare, nu o să fie nici mai vizibil. Doar că noi îl protejăm împotriva anumitor riscuri şi îl ajutăm să eficientizeze anumite costuri. Dar, din acest motiv, nu este o piaţă cu o profitabilitate extraordinar de mare. La noi se pune foarte mare accent pe eficienţa utilizării resurselor. Din fericire, cei doi acţionari ai companiei sunt doi olandezi care au în cultura lor utilizarea eficientă a investiţiilor şi a resurselor. Suntem pe drumul cel bun! Dar asta este şi piaţa. De aceea suntem şi atât de competitivi şi putem să ne dezvoltăm atât de mult şi sunt 100% convins că vom avea creşterea pe care am estimat-o! Deja am început. Eu am preluat conducerea companiei la începutul anului trecut. Planurile de creştere pe care le-am făcut pentru anul acesta sunt în grafic. Sunt chiar mai mult decât estimam. Am reuşit, deja, să aducem arhivă nouă cât am adus tot anul trecut.

Din ce zone de activitate vin companiile-clienţi?
Cele mai mari companii care generează arhivă sunt băncile. Lucrăm cu câteva bănci de top. Ştiţi că, dacă intraţi într-o bancă, nu ieşiţi fără o mapă cu cel puţin trei-cinci foi! Şi ei au, la rândul lor, aceeași mapa, care ajunge la noi şi care se arhivează de fiecare dată. Ei ne generează cel mai mare volum de arhivă. Avem şi multe bănci în ţară. Multe sucursale. Am verificat şi în alte ţări este la fel. Pe locul doi, destul de aproape, sunt companiile de asigurări. Când este vorba despre bani, tot timpul trebuie să fie hârtii. Şi retail-ul sau hipermarket-urile generează arhivă. La fel şi companiile mari de producţie, telecomul sau utilităţile.
Întotdeauna se arhiveazăă mult când ai contracte cu foarte multe pagini sau companii cu foarte mulţi clienţi, când sunt facturi. La un supermarket sau la o companie de bricolaj sunt mii de facturi zilnice, fără să facă foarte mare efort, ci doar desfăşurându-şi activitatea, şi nu la un volum foarte mare. Şi companiile de producţie au destul de multă arhivă, mai ales că noi avem şi companii destul de vechi unde s-a strâns arhivă de-alungul timpului. Sunt companii care aparent sunt nume noi, dar ele sunt, de fapt, foste companii din perioada comunistă, care au fost privatizate la un moment dat şi care au adunat enorm de multe hârtii.

Ce presupune relaţia dintre un client şi compania dumneavoastră? Care este fluxul operaţiunilor?
În primul rând, presupune încredere pentru că noi ajungem să deţinem informaţia şi datele care sunt cele mai importante bunuri şi active ale unei companii. Totul se face plecând de la încredere, de la transparenţă! Ei trebuie să ştie permanent ce se întâmplă cu documentele lor şi asta le oferim noi. Echipa noastră este orientată în această direcţie: ştim că încrederea clienţilor este extraordinar de importantă şi facem tot posibilul să nu îi dezamăgim. Ştim că transparenţa contează! Comunicarea este, iarăşi, extrem de importantă, mai ales când arhivele clientului nu mai sunt acolo, aşa cum era obişnuit, la subsol, în pod sau la mansardă, adică destul de aproape. Fiind la distanţă relativ mare, deşi orice document poate fi adus de pe o zi pe alta sau chiar şi mai rapid dacă este nevoie, actele nu mai sunt lângă el. El trebuie asigurat că totul se face aşa cum trebuie şi că avem grijă de arhiva lui ca şi cum ar fi a noastră sau mai bine decât dacă ar fi a noastră. Înţelegem importanţa pe care o au documentele pentru clientul nostru!
În momentul în care clientul a luat decizia să externalizeze arhiva, prima dată mergem să facem o evaluare a acesteia. Situaţiile în care am găsit arhiva de-alungul timpului variază de la grămezi de hârtii puse undeva într-o cameră uitată de lume, până la rafturi foarte bine organizate, cu dosare, cu bibliorafturi, ordonate pe ani, pe genuri de documente, pe departamente. Din acest motiv este extraordinar de importantă evaluarea iniţială. Aşa ne dăm seama care va fi un minim de lucru necesar, care vor fi paşii pe care trebuie să îi urmăm. După ce facem această evaluare, venim către client cu un plan de acţiune, după care, în funcţie de nevoie, începem să preluăm arhiva şi să o prelucrăm aşa cum doreşte cleintul. În vederea prelucrării ei, un aspect important este nomenclatorul. Acesta trebuie să existe de la înfiinţarea societăţii ca să prevadă ce documente se creaza şi el trebuie modificat periodic. Cele mai multe societăţi cu care discutăm nu au un nomenclator. Trebuie făcut şi acest nomenclator! Sunt două variante: nomenclatorul se poate face la început sau la sfârşit, cu avantaje şi de o parte şi de alta. Spun despre nomenclator pentru că, în momentul în care preluăm arhiva, trebuie să o prelucrăm fie conform nomenclatorului, fie, dacă acel client sau acea companie are cerinţe speciale, să ţiem cont şi de acele cerinţe. Totul se stabileşte în planul de acţiune. La final, arhiva poate fi prelucrată în locaţia clientului sau la sediul nostru. După ce o prelucăm, este pusă în cutii speciale de depozitare şi depozitată pe rafturi. Ulterior, punem la dispoziţie şi o aplicaţie prin care clientul poate consulta conţinutul fiecărei cutii sau poate identifica uşor documentele. Pentru că este o aplicaţie online, intră şi caută ceea ce are nevoie. Este foarte important procesul iniţial de prelucrare pentru că, în acel proces, se extrag toate datele după care el ar vrea să regăsească documentele. De aceea există un standard cerut de Arhivele Naţionale, dar dacă un cleint vrea să îşi găsească o factură după numărul facturii sau după suma trecută acolo, este important ca acel număr să fie preluat în momentul în care se face prelecrarea. Cu această aplicaţie, el poate să identifice foarte uşor cutia în care se regăsesc documentele, după care soclicită, tot cu ajutorul aplicaţiei, să îi fie eliberată cutia resectivă sau să îi fie eliberate doar docementele. Noi avem un departament specializat care se ocupă de acest lucru. Dacă doreşte, putem trimite documentele scanate, pe email.

Oferiţi şi posibilitatea arhivării electronice?
Avem şi proiecte şi solicitări în care o companie ne cere să arhivăm în format electronic, dar numai o parte din arhivă. Şi asta deoarece procesul este foarte costisitor. Scanarea şi digitalizarea arhivei costă de 10 ori mai mult decât depozitarea ei pe o perioadă de 10 ani. Depinde de ceea ce vrei să faci cu acea arhivă. Dacă vrei să ai acces foarte uşor la documente, singura şi cea mai bună soluţie este ca ele să fie arhivate electronic pentru că, atunci, orice document se află la un click distanţă. Altfel, transformarea tuturor documentelor din companie costă mult prea mult. Procesul se poate face selectiv. Alegi, de exemplu, diferite departamente. Poate fi Departamentul de Vânzări care să îşi dorească toate contractele scanate. Ca serviciu, oferim însă, mai des scanarea sau digitalizarea la cerere. Noi avem arhiva fizică, clientul are nevoie de anumite documente pe care le luăm, le digitalizăm, le transmitem cu toate informaţiile necesare şi se creează baza de date în format electronic pe măsură ce acestea sunt cerute. A doua oară, când vrea să le acceseze, le are deja scanate. În acest fel, se face economie mult mai mare de resurse – şi de bani, şi de timp, dar, în special e vorba de costuri. Probabil că sub 5% din arhivă chiar ajunge să fie folosită. Cea mai multă arhivă ajunsă la noi rămâne acolo, pe poziţie, şi nu se mai mişcă până nu vine momentul să fie distrusă. Din păcate, digitalizarea documentelor nu este atât de dezvoltată şi din cauza legislaţiei. În momentul de faţă, orice document existent în format fizic trebuie să rămână în format fizic pe toată durata lui de viaţă, de la trei ani la 75 de ani. Oricât de multe imagini ale documentului respectiv ar exista sau oricât ar fi acesta de scanat, trebuie să rămână în original pentru că intanţele folosesc documente originale. Pot fi anumite instituţii sau parteneri care acceptă doar documente scanate, dar, dacă este una singură care vrea să vadă semnătura pe hârtie, ce faci? Dacă sunt contracte de milioane de euro, nu îţi permiţi să pierzi! Mai mult, şi ANAF-ul cere tot originalele. Există tot felul de cetitificate care, teoretic, garantează autencitatea documentului în format electronic, dar, când se cere o expertiză să vadă cum a fost scris, tot la original ajungi!

Ce investiţii specifice presupune o astfel de investiţie, pentru a putea oferi astfel de servicii la un nivel înalt de calitate?
Noi ne ocupăm cu depozitarea documentelor – păstrarea și conservrea lor, așa cum este denumită avtivitatea de către Arhivele Naționale . Ultimul depozit ne-a costat aproximativ 1.500.000 euro şi ne permite să oferim depozitarea pentru aproximativ 75 de kilometri de arhivă. Arhiva se măsoară în metri liniari. În acest depozit, putem avea 75 de mii de metri pe foarte multe nivele. Investiţia este destul de mare, dar are un motiv foarte bine întemeiat în spate. Noi punem accentul pe securitatea documentelor. Ne interesează ca, dacă au ajuns documentele la noi, să fim siguri că vor rămâne în condiţii bune indiferent de ceea ce s-ar putea întâmpla. Riscul cel mai mare la arhivă în reprezintă incendiu, dar cele mai multe pabuge nu sunt produse de incendiu, ci de apa care stinge focul. Chiar şi cei care îşi ţin arhivele în spaţii proprii au sisteme de detecţie şi de stingere a incendiului. Toate sunt avizate de pompieri. Aceştia sunt însă, interesaţi de vieţile umane, şi este firesc să fie aşa. Lor nu le pasă de arhivă. Un incendiu de mici dimensiuni, care a declanşat sistemul de stingere rapid, distruge 15 metri liniari de arhivă. Este uşor ca, prin inundaţie, să se piardă câteva mii de metri liniari din documente. A ajuns apa acolo, odată îmbitate, hârtiile sunt ca şi pierdute. Există posibilitatea salvării lor ulterioare, dar costă foarte mult şi are sens doar dacă documentele sunt foarte importante. Din acest motiv, noi şi acţionarii companiei am decis să investim într-un sistem de stingere a incendiului pe bază de gaz inert. Pentru că este doar gaz şi nu afectează hârtia.

Şi o întrebare în afara business-ului: cum reuşiţi echilibrarea unei balanţe personale?

Mie îmi face foarte mare plăcere ceea ce fac şi, plecând de la acest lucru, nu simt că muncesc nici măcar o zi. Este o plăcere şi când stau la birou şi discut cu colegii. Rolul meu, ca general manager, este să îi susţin pe ei să se dezvolte pentru ca ei, la rândul lor, să dezvolte echipa, să creştem şi să avem o echipă frumoasă cu valori solide pe care să le transmitem şi clienţilor. Dacă mie îmi face plăcere tot ceea ce fac şi asta transmit mai departe – să facă lucrurile cu plăcere- îmi este mult mai uşor să echilibrez lucrurile. Dacă nu muncesc nici măcar o zi, tot timpul este al meu, timp în care aleg să mă dezvolt şi să mă ocup de această creştere. Sau timp pe care aleg să îl petrec cu familia, cu copiii. Dar am încercat să împart acest timp într-un mod cât mai echitabil sau, sper eu, să fie destul de echitabil. Dimineaţa, îmi duc fetiţa la grădiniţă, după care, de la nouă şi jumătate până la şase şi jumătate seara, am timp de discuţii cu clienţi, cu potenţiali clienţi, cu parteneri, cu manageri. Ajung apoi acasă şi petrec timpul cu familia. Am doi copii mici: o fetiţă de trei ani şi un băieţel de un an şi jumătate. Este extraordinar timpul petrecut cu ei, ne jucăm, ne plimbăm prin parc, ne amuzăm. De la 11 seara până la 4 dimineaţa, este iarăşi un timp pentru mine în care mă ocup de strategia de dezvoltare a companiei sau fac planul pentru zilele următoare sau atribui task-urile managerilor şi colegilor pentru zilele următoare, răspund la diferite email-uri… Majoritatea persoanelor care mă cunosc ştiu că pot să se aştepte la emailuri de la mine la două-trei-patru dimineaţa. Este un moment extraordinar de bun pentru că atunci nu sună telefonul, nu deschide nimeni uşa, nimeni nu vrea să mă întrebe nimic. Pot să gândesc mai eficient în acele momente. Sunt fericit şi mă simt norocos că toate lucrurile merg cum simt că aş vrea să meargă. Şi din punct de vedere personal, şi din punct de vedere profesional şi ca challenge-uri. Îmi plac challenge-urile şi vreau să mă dezvolt şi să am un impact şi o influenţă asupra lucrurilor în care mă implic! Le am pe toate şi totul merge exact cum trebuie!

COMMENTS

WORDPRESS: 0
DISQUS: 0
Histats.com © 2005-2014 Privacy Policy - Terms Of Use - Check/do opt-out - Powered By Histats