Banner Leasing 2025

Transformarea digitală continuă:  Dosarul salariatului, gestionat mai rapid, mai eficient și pe bani europeni

Transformarea digitală continuă: Dosarul salariatului, gestionat mai rapid, mai eficient și pe bani europeni

Companiile mari, cu sute de angajați, pot gestiona mult mai ușor și mai eficient dosarul salariatului, cu ajutorul semnăturii electronice avansate. Această soluție de digitalizare pentru domeniul resurselor umane servește la semnarea tuturor documentelor angajatului, de la contracte de muncă, la cereri de concediu, formulare GDPR, demisii, etc, facilitând considerabil procesele interne. Mai mult decât atât, implementarea unei astfel de soluții de eSign poate fi acoperită cu fonduri europene, fiind eligibilă pe proiectele de digitalizare.

Soluția se adresează în special organizațiilor cu numeroase puncte de vânzare și lanțurilor de magazine din toate sectoarele, cu sute de angajați și turn over mare. Procesele tradiționale de angajare sunt adesea ineficiente și laborioase, deoarece documentele pe hârtie necesită numeroase etape realizate manual: imprimare, semnare în persoană, trimiterea documentului pe email, scanare și arhivare clasică. Toate acestea sunt consumatoare de timp și îngreunează procesul de angajare, mai ales când semnatarii nu sunt fizic în același loc. 

„Ne-am dorit să eficientizăm și să optimizăm procesele de lucru, iar adoptarea semnăturii digitale avansate a răspuns perfect nevoilor noastre. Soluția de semnătură electronică Infinite ne oferă flexibilitate, deoarece colegii pot semna de oriunde și oricând, folosind un simplu cod SMS. În calitate de angajator, putem aplica semnătura o singură dată pe un pachet de documente, semnând astfel întregul dosar al angajatului cu un singur click. În plus, avem posibilitatea de a urmări în orice moment stadiul documentelor, identificând pasul în care se află semnătura și cine mai trebuie să semneze”, spune Raluca Niculae, Head of HR la Deichmann România, companie care folosește semnătura digitală avansată eSign Infinite. 

Organizațiile care au ales soluția furnizată de Infinite, spre exemplu, beneficiază nu numai de semnătura propriu-zisă, ci și de:

  • Două metode de a semna: biometrică (față în față, pe o tabletă) și la distanță (prin cod SMS și email, conform normelor europene eIDAS)
  • Trasabilitate totală: echipele de HR știu întotdeauna cine a semnat, când și ce documente sunt în așteptare
  • Arhivare securizată: toate documentele sunt stocate electronic în siguranță 
  • Implementare rapidă: soluția este deja dezvoltată și trebuie doar configurată pe nevoile clientului
  • Interfață prietenoasă: Ușor de folosit și intuitivă pentru toți utilizatorii

Pentru semnătura electronică calificată, fiecare utilizator trebuie să achiziționeze un certificat și o licență, ceea ce ar face practic imposibilă implementarea ei de către departamentele de HR în cazul companiilor cu 200-300 de angajați. Acest lucru ar presupune costuri enorme și ar fi complet nerentabil. În schimb, semnătura electronică avansată nu este costisitoare, fiind gratuită pentru angajați, oferind flexibilitate, permițând semnarea de oriunde și oricum și având aceeași acoperire juridică. De fapt, ea poate fi folosită pentru orice tip de document de business, având aplicabilitate într-o multitudine de sectoare.

Printre beneficiile imediate implementării unei astfel de soluții se numără: reducerea timpului alocat sarcinilor administrative, conformitate legală deplină cu legislația muncii din România, procesare promptă a documentelor, eliminarea întârzierilor și a documentelor pierdute, acces în timp real la evaluări și contracte, reducere semnificativă a volumului de muncă manuală pentru echipele de resurse umane.

Semnătura electronică este reglementată încă din 2014 prin Regulamentul UE eIDAS, transpus în legislația națională a României. Legea nr 214/2024 stipulează că semnătura electronică avansată are aceleași efecte juridice ca și documentele semnate olograf. ESign by Infinite respectă regulamentul UE 910/2014, fiind folosită deja cu încredere de jucători mari de pe piața românească.