România este pe cale să treacă într-o nouă fază a gestionarii crizei generate de epidemia de Covid-19, aceea a repornirii activității economice în condiții sporite de sănătate și securitate în muncă pentru angajați, având în vedere trecerea de la 15 mai de la starea de urgență actuală la o stare de alertă ale cărei reguli urmează a fi definitivate.
În această nouă realitate prevalează nevoia distanțării fizice la locul de muncă, astfel că angajatorul trebuie să adopte o nouă strategie de acțiune, care vizează nu doar angajații, ci și gestionarea relației cu furnizorii / clienții / prestatorii de servicii, pornind de la prevederile Legii nr. 319/2006 privind securitatea și sănătatea la locul de muncă, recomandările autorităților publice naționale, dar și ale Comisiei Europene.
Conform principiilor generale de prevenire în materie de asigurare a securității și sănătății în muncă, planurile necesare a fi puse în acțiune în fiecare companie trebuie să conducă, în ordinea priorităților (1) la evitarea riscurilor de expunere la virus și îmbolnăvire, (2) la evaluarea riscurilor care nu pot fi înlăturate, (3) la stabilirea măsurilor de protecție. Acest efort de reorganizare a proceselor interne și de readaptare a planurilor de acțiune vine, desigur, cu un cost suplimentar imediat pentru angajator. Totuși, o neadaptare a condițiilor de muncă la realitatea pe care o trăim riscă să producă costuri și mai mari, pe termen lung, pentru angajator, cum ar fi sancționarea contravențională sau angajarea răspunderii materiale sau, în anumite situații, închiderea business-ului. Alegerile ce vor fi făcute de manageri în următoarea perioadă sunt, deci, definitorii pentru viitorul afacerii.
În acest proces, cinci măsuri ni se par importante a fi luate de către companii, din perspectiva respectării pevederilor legale în materie de sănătate și securitate în muncă.
Respectarea principiilor generale de prevenire
Angajatorul este obligat, conform legii, să asigure sănătatea și securitatea în muncă a salariaților. Pentru îndeplinirea acestor obligații, apelează la lucrători interni cu pregătire specifică sau specialiști și servicii externe, dar fară a fi exonerat de răspundere. Legea obligă, de altfel, angajatorul să realizeze și, implicit, să actualizeze evaluarea riscurilor în cadrul societății și să actualizeze Planul de prevenire și protecție (care reunește măsurile de ordin tehnic, sanitar, organizatoric și de altă natură), ori de câte ori circumstanțele muncii se modifică. Criza sanitară generată de Covid-19 reprezintă o astfel de circumstanță. În elaborarea strategiei și a acestui Plan de prevenire și protecție angajatorul trebuie să țină seama de următoarele principii generale de prevenire : (a) evitarea riscurilor, (b) evaluarea riscurilor care nu pot fi evitate, (c) combaterea riscurilor de la sursă, (d) adaptarea muncii la om, în special în ceea ce privește proiectarea locurilor de muncă și alegerea echipamentelor și metodelor/proceselor de lucru, (e) planificarea prevenirii, (f) consultarea, informarea și educarea salariaților pentru utilizarea corespunzătoare a echipamentelor de protecție și însușirea noilor proceduri de lucru și (g) aplicarea corecta a procedurilor. Colaborarea și sprijinul din partea angajaților sunt definitorii pentru succesul oricărei acțiuni.
Re-evaluarea riscurilor și amenajarea spațiilor
Orice demers începe cu (re)evaluarea riscurilor pentru sănătatea și securitatea angajaților. Aceasta presupune, pe de o parte, că vor fi inventariate toate situațiile în care salariații pot fi expuși la riscul contaminării cu Covid-19, de la intrarea în companie, până la ieșire, inclusiv din punct de vedere al riscurilor psihosociale, iar pe de altă parte, vor fi adoptate măsuri pentru eliminarea/limitarea fiecărui risc identificat. De la caz la caz și în funcție de specificul activității fiecăruia, măsurile vor diferi dar, în multe situații, ele vor putea fi: telemunca / munca la domiciliu, munca în ture cu personal redus, programe flexibile de lucru, distanțarea posturilor de lucru, pentru a asigura o densitate rezonabilă a persoanelor în birouri, dar și în spatiile comune (recomandarea generală este că un angajat ar trebui să dispună de minimum 4 metri pătrați, adică minimum un metru de jur-împrejur față de o altă persoană). În gestionarea fluxurilor din companie trebuie luate în considerare și fluxurile generate de circulația / interacțiunea cu furnizorii, clienții sau prestatorii de servicii, de la sosire, până la plecarea acestora din companie.
Consultarea, informarea și formarea angajaților
Este bine, nu doar din punct de vedere legal, ca reprezentanții salariaților să fie cooptați în procesul de identificare și de adoptare a măsurilor de combatere / prevenire a riscurilor. Orice măsură în această direcție trebuie să țină cont de interesele angajaților. Reprezentanții salariaților, responsabilii cu sănătatea și securitatea în muncă, nu doar medicul de medicina muncii, sunt cel mai bine plasați să ajute la identificarea zonelor potențiale de contaminare. În plus, reprezentanții salariaților au un rol esențial în difuzarea informațiilor în rândul colegilor și obținerea consensului.
În cazul societăților cu peste 50 de salariați, care au obligația legală de a avea un Comitet de securitate și sănătate în muncă, măsurile de protecție trebuie luate după discutarea lor în cadrul acestei structuri. Trebuie respectate, de asemenea, și eventualele mecanisme de consultare instituite prin contractele colective de muncă sau acordurile colective.
În cadrul procesului de informare, câteva acțiuni se impun : transmiterea prin mijloace electronice (atunci când este posibil) și/sau afișarea în spatii accesibile tuturor a regulilor de respectat la locul de muncă / măsurile de igienă, furnizarea periodică de informații privind riscurile asociate contaminării cu Covid-19, organizarea de sesiuni de formare în legătură cu folosirea anumitor mijloace de protecție (utilizarea măștilor, manevrarea coletelor / corespondenței în condiții de siguranță etc.) sau noi procese de lucru. Nimic nu este prea mult pentru protejarea sănătății și securității angajaților, iar derularea campaniilor publice de informare nu este suficientă pentru angajator, pentru a putea face dovada îndeplinirii obligației de informare / formare a angajaților.
Planul de răspuns în caz de infectare cu Covid-19
Toate procesele gândite pentru protejarea sanătății și securității în muncă trebuie formalizate. Angajatorul trebuie să ia măsuri de ordin general și particular. O atenție deosebită se impune a fi acordată protejării salariaților care prezintă un grad ridicat de risc. La rândul lor, persoanele care prezintă semne clinice ușoare asociate Covid-19 (tuse, febră, tulburări respiratorii) trebuie încurajate să lucreze de acasă, iar dacă simptomele manifestate la locul de muncă sunt grave, angajatorul trebuie să prevadă o procedură ad hoc de preluare a bolnavului de către instituțiile medicale de specialitate, precum si igienizarea spațiului respectiv și alte eventuale măsuri de protecție pentru salariați. Procedura va avea în vedere inclusiv informarea persoanelor care s-ar fi putut afla în contact cu persoana bolnavă, dacă aceasta este confirmată ca fiind infectată cu Covid-19. Direcția de Sănătate Publică trebuie informată urmând să realizeze o anchetă epidemiologică.
Furnizarea echipamentelor de protecție
Angajatorul are obligația de a pune la dispoziția angajaților echipamentele de protecție adecvate desfășurării activității. În cazul specific al epidemiei de Covid-19, acestea ar trebui să fie cel puțin echipamentele comunicate încă de la începutul crizei cu titlu de recomandare sau obligație (măști de protecție, mănuși, liziere, dezinfectat, apă, săpun etc.).
În plus, companiile, în cadrul măsurilor generale de protecție, pot organiza un control al temperaturii persoanelor la intrarea în organizație. Astfel de măsuri pot face obiectul unei proceduri (care să fie cuprinsă în Regulamentul intern). Procedura trebuie să respecte prevederile Codului Muncii, să fie proporțională cu obiectivul urmărit și să ofere garanții, atât în materie de informare prealabilă a salariaților, cât și în ceea ce privește lipsa consecințelor; datele astfel prelevate nu vor fi arhivate. A se avea, de asemenea, în vedere că eventualitatea unui control al temperaturii salariaților la sosirea la locul de muncă face în prezent obiectul unei polemici la nivelul țărilor din UE, din punct de vedere al prelucrării datelor cu caracter personal, iar discuțiile sunt încă departe de a fi finalizate.
În demersul de conformare cu regulile de sănătate și securitate în muncă, companiile nu sunt singure. Pot apela la ajutorul specialiștilor și al consultanților care să le ghideze în acțiunile de auditare a activităților și de construire a strategiilor de urmat. Desigur, un ajutor important pentru firme poate fi și reprezentarea acesteia în relațiile cu organele abilitate ale ITM sau oferirea de consultanță în cazul nedorit al accidentelor de muncă, care se pot produce.
Din experiența numeroaselor dosare încredințate de clienți avocaților din Cabinetul GRUIA DUFAUT am constatat că, de multe ori, obligațiile privind securitatea și sănătatea în muncă tind să fie tratate ca niște simple formalități, operatorii economici rezumându-se la semnarea unor fișe de instruire. Atunci când intervine, însă, un eveniment nedorit, mulți dintre manageri conștientizează că riscurile sunt enorme pentru companie și pentru individ.
Actuala criză sanitară ne-a obligat ca, în decurs de doar două luni, să regândim procesele de muncă din organizații, să găsim soluții de flexibilizare a muncii, prin extinderea telemuncii sau prin organizarea activității în ture, chiar și în condițiile unui Cod al Muncii rigid cum este cel din România. Și în domeniul Sănătății și Securității în Muncă (SSM), această criză vine cu oportunitatea de a conștientiza cât de importanți sunt oamenii din societate, cât de important este să se pună accent pe securitatea lor și, astfel, cât de utilă este integrarea SSM în procesele generale de management ale companiei.
de Dana GRUIA DUFAUT, Managing Partner, Cabinet de Avocat GRUIA DUFAUT
COMMENTS